Карта залучення міжнародної допомоги

Реформи

"Урядова гаряча лінія"

Федерація футболу

На допомогу захисникам Батьківщини!



Про вшанування подвигу учасників Революції гідності та увічнення пам’яті Героїв Небесної Сотні

На виконання Указу Президента України від 11 лютого 2015 року № 69/2015 «Про вшанування подвигу учасників Революції гідності та увічнення пам’яті Героїв Небесної Сотні», наказу Державної архівної служби України від 23.02.2015 № 36 «Про участь державних архівів у заходах із вшанування подвигу учасників Революції гідності та увічнення пам’яті Героїв Небесної Сотні» архівним відділом Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації розпочата робота щодо збирання документальних, фото-, відео- та інших матеріалів, які висвітлюють масові акції громадського протесту в Україні, що відбувалися у листопаді 2013 року – лютому 2014 року. Звертаємося до юридичних осіб та фізичних осіб з проханням передати на постійне зберігання документальні, фото-, відео- та інші матеріали щодо участі жителів Переяславщини у Революції гідності. З пропозиціями щодо передавання документальних, фото-, відео- та інших матеріалів (газет, журналів, плакатів, листівок) звертайтеся до архівного відділу Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації  (вул. Богдана Хмельницького, 53, м. Переяслав-Хмельницький, Київська область, тел. 5-00-29).

Про роботу архівного відділу Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації у 2015 році

Архівний відділ Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації працював згідно плану роботи на 2015 рік. Робота архіву була спрямована на збереження Національного архівного фонду України та утримання в належному стані матеріально-технічної бази архіву. Архівом були здійснені заходи щодо реалізації Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи».

1. Забезпечення збереженості та облік документів

Проведено частковий ремонт 20 аркушів документів під час перевіряння наявності.

Прошито 161 справу управлінської документації під час надання практичної допомоги при проведенні експертизи цінності документів установ – джерел комплектування; прошито 9 справ управлінської документації архівного відділу районної держадміністрації.

Закартоновано 577 одиниць постійного зберігання.        

Перевіркою наявності документів було охоплено 3640 одиниць зберігання (при плані 2514). Всі документи в наявності, непошкоджені, проведено частковий ремонт аркушів, складено відповідні акти про результати перевірки.

Складено 10 постелажних картографічних покажчиків.

Переукладено Список фондів архівного відділу Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації за формою, визначеною Правилами роботи архівних установ України.

Внесено 11 записів до книги обліку надходження документів на постійне зберігання.

Складено 28 аркушів фондів.

Складено Відомості про зміни у складі і обсязі фондів станом на 01.01.2015.

Архівний відділ Переяслав-Хмельницької районної держадміністрації у серпні 2015 року отримав додаткове приміщення (кімнату розміром 13,5 кв. м) для розміщення в ній  архівосховища № 3

2. Створення та вдосконалення довідкового апарату до документів

Проведено виявлення документів за 49 справами. Продовжувалася каталогізація двох фондів «Переяслав-Хмельницька районна державна адміністрація», «Переяслав-Хмельницька районна рада». Складено 305 карток на виявлені документи (управлінська документація).

3. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів

При плані 300 од.зб. прийнято 577 одиниць зберігання управлінської документації від підприємств, установ та організацій.

На засіданнях експертної комісії архівного відділу схвалено описів справ на управлінську документацію на 919 од. зб.: (документи 9 сільських рад району, виборчі документи Переяслав-Хмельницької районної, Переяслав-Хмельницької міської та 31 сільських виборчих комісій). Схвалено описів справ з особового складу на  309 од.зб. Схвалено номенклатури справ 37 установ району.

4. Організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів установ

Організовано і проведено нараду-семінар для сільських голів і секретарів сільських рад на тему «Проведення науково-технічного опрацювання документів сільських рад». Разом із заступником директора ДАКО Лужинською О.М. проведено робочу нараду з керівниками структурних підрозділів Переяслав-Хмельницької РДА з питань з питань впровадження Правил організації діловодства та архівного  зберігання документів. У двох нарадах взяли участь 75 слухачів.

Розроблено План заходів щодо забезпечення приймання-передачі справ, документів та майна комунальної установи «Трудовий архів Переяслав-Хмельницького району» (10.04.2015). Організовано проведення звірки наявності справ, що знаходяться на зберіганні у трудовому архіві (14.04.2015), складено акт про інвентаризацію справ, акт приймання-передачі архівних фондів, документів та майна КУ «Трудовий архів Переяслав-Хмельницького району» (20.04.2015). У складі комісії проведено передачу справ, документів та майна комунальної установи «Трудовий архів Переяслав-Хмельницького району» тимчасово виконуючій обов`язки завідувача (24.04.2015). Надано консультаційно-практичну допомогу з питань архівної справи та організації роботи архіву тимчасово виконуючій обов`язки завідувача комунальної установи «Трудовий архів Переяслав-Хмельницького району» в установі (27.04.2015, 28.04.2015).

Надано консультаційно-практичну допомогу працівникам служб діловодства та архівного підрозділу ТОВ «СВК «Супій» (правонаступник КСП «Дружба», с. Ташань, установи-фондоутворювача) у підготовці документів колективного сільськогосподарського підприємства довгострокового зберігання до передачі в трудовий архів.

07.10.2015 начальник архівного відділу взяла участь у тренінгу для голів  територіальних виборчих комісій Переяслав-Хмельницького району (тренінг проводили тренери Центральної виборчої комісії та Міжнародної фундації виборчих систем в Україні (IFES) Оксана Вертелецька та Тамара Галай). На нараді, зокрема, було розглянуто такі питання: «Про Порядок організації роботи та ведення діловодствау виборчих комісіях з місцевих виборів, що затверджені постановою ЦВК від 05.09.2015 № 228» та «Про Порядок передачі виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ».

Надано консультаційно-практичну допомогу працівникам служб діловодства та архівних підрозділів 18 установ в архівному відділі райдержадміністрації: центр зв`язку та управління Держслужби з надзвичайних ситуацій, діловод-архівіст; Переяслав-Хмельницька міжрайпрокуратура, завідувач канцелярії; Ковалинська сільська рада, секретар сільської ради; відділ житлово-комунального-господарства, інфраструктури, архітектури та містобудування Переяслав-Хмельницької РДА, головний спеціаліст; відділ кадрової роботи апарату Переяслав-Хмельницької РДА, начальник відділу; Пристромська сільська рада, секретар сільської ради; Полого-Вергунівська сільська рада, секретар сільської ради; Єрковецька сільська рада, сільський голова; спілка громадян співвласників майнових паїв реорганізованого КСП «Мир», с. Мазінки, заступник голови спілки; Дем`янецька сільська рада, секретар сільської ради; Ташанська сільська рада, секретар сільської ради; Дівичківська сільська рада, секретар сільської ради; служба у справах дітей та сім`ї Переяслав-Хмельницької РДА, начальник служби, головний спеціаліст, Денисівська сільська рада, секретар сільської ради; Циблівська сільська рада, секретар сільської ради; Сомководолинська сільська рада, секретар сільської ради; Хоцьківська сільська рада, секретар сільської ради; відділ економіки Переяслав-Хмельницької РДА, начальник відділу. Надано консультаційно-практичну допомогу керівному складу 33 територіальних виборчих комісій при проведенні упорядкування виборчої та іншої документації з місцевих виборів 25 жовтня 2015 року.

Надано 35 консультацій з питань архівної справи і діловодства по телефону.

5. Використання інформації документів Національного архівного фонду

Виконано всього 375 запитів: тематичних – 337 запитів (з позитивним результатом – 323, з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів – 14 запитів) та 38 запитів соціально-правового характеру (з позитивним результатом – 34, з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів – 4 запити).

На особистому прийомі прийнято 162 громадяни.

У 2015 році підготовлено 5 документальних виставок:

  • до Дня пам`яті Героїв Крут підготовлено стенд «Пам'ятай про Крути»;
  • на виконання Указу Президента України від 16.02.2015 № 69/2015 «Про вшанування подвигу учасників Революції гідності та увічнення пам`яті Героїв Небесної Сотні» підготовлено 2 стенди під загальною назвою «Україна. Революція Гідності, 21 листопада 2013 року - 22 лютого 2014 року», на стендах експонуються фотодокументи з інтернет-сайту «Майдан. День за днем»;
  • до Дня пам`яті і примирення оформлено виставку архівних документів під назвою «1939 – 1945: ПАМ`ЯТАЄМО – ПЕРЕМАГАЄМО», стенд містить 22 архівні документи з архівного фонду «Редакція газети «Вісник Переяславщини»;
  • до Дня Незалежності України оформлено стенд «Україна. Народжені вільними», стенд містить 9 копій архівних документів архівного фонду «Редакція газети «Вісник Переяславщини»;
  • підготовлено два виставкові стенди на тему «Люди правди» до Дня пам`яті жертв голодомору і політичних репресій в Україні. Для підготовки стендів використано соціальну рекламу «Люди правди», що містить 15 плакатів про осіб, які розповідали світові правду про Голодомор, та загальний плакат, що розміщені на офіційному сайті Українського інституту національної пам’яті. На стендах є фото і відомості про людей, зусиллями яких світу стала відома правда про Голодомор. Серед них –  британські журналісти  Ґарет  Джонс (1905–1935),  Малкольм  Маґґерідж (1903–1990); митрополит Української греко-католицької церкви Андрей Шептицький; громадська активістка, депутат польського Сейму, автор статей на тему Голодомору Мілена Рудницька; Прем’єр-міністр Норвегії, Президент Ради Ліги Націй у 1933 р., який виніс питання Голодомору на розгляд Ради Ліги Націй Йоган Людвіґ Мовінкель, український письменник Улас Самчук, американський історик-радянолог, автор книги, що є найґрунтовнішою науковою працею про Голодомор «Жнива скорботи» Роберт Конквест, американський історик, голова Комісії Конгресу США зі збору свідчень очевидців голоду Джеймс Мейс, українські громадсько-політичні діячі, публіцисти Володимир Маняк і Лідія Коваленко-Маняк та інші.

Проведено виявлення документів у протоколах виконавчого комітету Переяслав-Хмельницької районної ради депутатів трудящих про події району за 1959 року. Написано статтю про хронологію дат і подій 1959 року (перша половина) за архівними документами, до друку підібрано 2 світлини з районної газети за 1959 рік. Публікацію «Переяславщина: дати і події. Рік 1959» вміщено у міськрайонній газеті «Вісник Переяславщини» 17.05.2015.

Документи Національного архівного фонду вивчали 7 користувачів, які досліджували, зокрема, такі теми: «Історія с. Козинці», «Створення та розвиток державних органів влади Незалежної України», «Переяслав-Хмельницький район. Історичний нарис. 1917 – 2015 роки», «Затоплені села. Перші згадування і по теперішній час», «Голови сільвиконкому у с. Ковалин у 1943 – 1959 роках». Користувачам видано 57 справ.

Олена Розовик,
начальник архівного відділу 

 

Завдання, функції і права архівного відділу

Основними завданнями архівного відділу є:

1) організація виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень голів Київської обласної та Переяслав-Хмельницької районної державних адміністрацій та здійснення контролю за їх реалізацією;

2) забезпечення у межах своїх повноважень захисту прав і законних  інтересів фізичних та юридичних осіб;

3) розробка проектів розпоряджень голови адміністрації, у визначених законом випадках – проектів нормативно-правових актів з питань реалізації повноважень у сфері архівної справи і діловодства;

4) участь у погодженні проектів нормативно-правових актів, розроблених іншими органами виконавчої влади;

5) розгляд в установленому законодавством порядку звернень громадян;

6) опрацювання запитів і звернень народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

7) постійне інформування населення про стан здійснення визначених законом повноважень;

8) забезпечення у межах своїх повноважень реалізації державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом;

9) надання адміністративних послуг у випадках, визначених чинним законодавством;

10) забезпечення захисту персональних даних;

11) реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території Переяслав-Хмельницького району;

12) координація діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (приватні архіви), у питаннях архівної справи і діловодства;

13) внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

14) здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

15) здійснення інших повноважень, передбачених законом.

Архівний відділ для вирішення його основних завдань та відповідно до визначених повноважень у сфері архівної справи і діловодства виконує такі функції:

1) складає і за погодженням з Державним архівом Київської області подає для затвердження в установленому порядку проекти державних цільових програм, затверджує плани розвитку архівної справи у Переяслав-Хмельницькому районі, забезпечує їх виконання;

2) забезпечує зберігання, облік і охорону:

документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих архівному відділу державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території Переяслав-Хмельницького району;

документів особового походження;

друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

облікових документів і довідкового апарату до них;

3) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

4) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території Переяслав-Хмельницького району, незалежно від форми власності та підпорядкування;

5) інформує Державний архів Київської області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

6) веде облік юридичних осіб та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу, на підставі затверджених списків;

7) подає на затвердження Державному архіву Київської області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

8) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів;

9) надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території району, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудові архіви);

10) веде зведений облік архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації Переяслав-Хмельницького району, подає належні відомості про ці документи Державному архіву Київської області;

11) надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розробляє методичні посібники з архівної справи та діловодства;

12) передає Державному архіву Київської області у визначені ним строки документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;

13) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

14) здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування;

15) надає архівні довідки, копії документів, іншу архівну інформацію на запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечує, у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу, на вимогу фізичних осіб, долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;

16) організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством;

17) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ;

18) бере участь у розробленні проектів розпоряджень голови адміністрації, нормативно-правових актів з питань архівної справи;

19) готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами адміністрації документи (аналітичні огляди, довідки тощо) для подання голові адміністрації;

20) розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян;

21) здійснює інші функції, що передбачені законодавством.

Архівний відділ має право:

1) одержувати в установленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію і документи, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

2) залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів адміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за згодою);

3) вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи адміністрації у відповідній галузі;

4) користуватись в установленому порядку інформаційними базами адміністрації, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами;

5) скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до його компетенції;

6) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

7) отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

8) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

9) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

10) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

11) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

12) розробляти і подавати на затвердження в установленому порядку ціни на роботи і послуги, що виконуються архівним відділом;

13) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються;

14) інформувати голову адміністрації про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

15) брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в адміністрації, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

Олена Розовик,
 начальник архівного віділу
 Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації