Карта залучення міжнародної допомоги

Реформи

"Урядова гаряча лінія"

Федерація футболу

На допомогу захисникам Батьківщини!



Завдання, функції і права архівного відділу

Основними завданнями архівного відділу є:

1) організація виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень голів Київської обласної та Переяслав-Хмельницької районної державних адміністрацій та здійснення контролю за їх реалізацією;

2) забезпечення у межах своїх повноважень захисту прав і законних  інтересів фізичних та юридичних осіб;

3) розробка проектів розпоряджень голови адміністрації, у визначених законом випадках – проектів нормативно-правових актів з питань реалізації повноважень у сфері архівної справи і діловодства;

4) участь у погодженні проектів нормативно-правових актів, розроблених іншими органами виконавчої влади;

5) розгляд в установленому законодавством порядку звернень громадян;

6) опрацювання запитів і звернень народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

7) постійне інформування населення про стан здійснення визначених законом повноважень;

8) забезпечення у межах своїх повноважень реалізації державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом;

9) надання адміністративних послуг у випадках, визначених чинним законодавством;

10) забезпечення захисту персональних даних;

11) реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території Переяслав-Хмельницького району;

12) координація діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (приватні архіви), у питаннях архівної справи і діловодства;

13) внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

14) здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

15) здійснення інших повноважень, передбачених законом.

Архівний відділ для вирішення його основних завдань та відповідно до визначених повноважень у сфері архівної справи і діловодства виконує такі функції:

1) складає і за погодженням з Державним архівом Київської області подає для затвердження в установленому порядку проекти державних цільових програм, затверджує плани розвитку архівної справи у Переяслав-Хмельницькому районі, забезпечує їх виконання;

2) забезпечує зберігання, облік і охорону:

документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих архівному відділу державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території Переяслав-Хмельницького району;

документів особового походження;

друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

облікових документів і довідкового апарату до них;

3) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

4) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території Переяслав-Хмельницького району, незалежно від форми власності та підпорядкування;

5) інформує Державний архів Київської області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

6) веде облік юридичних осіб та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу, на підставі затверджених списків;

7) подає на затвердження Державному архіву Київської області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

8) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів;

9) надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території району, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудові архіви);

10) веде зведений облік архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації Переяслав-Хмельницького району, подає належні відомості про ці документи Державному архіву Київської області;

11) надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розробляє методичні посібники з архівної справи та діловодства;

12) передає Державному архіву Київської області у визначені ним строки документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;

13) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

14) здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування;

15) надає архівні довідки, копії документів, іншу архівну інформацію на запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечує, у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу, на вимогу фізичних осіб, долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;

16) організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством;

17) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ;

18) бере участь у розробленні проектів розпоряджень голови адміністрації, нормативно-правових актів з питань архівної справи;

19) готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами адміністрації документи (аналітичні огляди, довідки тощо) для подання голові адміністрації;

20) розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян;

21) здійснює інші функції, що передбачені законодавством.

Архівний відділ має право:

1) одержувати в установленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію і документи, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

2) залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів адміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за згодою);

3) вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи адміністрації у відповідній галузі;

4) користуватись в установленому порядку інформаційними базами адміністрації, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами;

5) скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до його компетенції;

6) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

7) отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

8) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

9) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

10) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

11) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

12) розробляти і подавати на затвердження в установленому порядку ціни на роботи і послуги, що виконуються архівним відділом;

13) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються;

14) інформувати голову адміністрації про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

15) брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в адміністрації, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

Олена Розовик,
 начальник архівного віділу
 Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації