Про роботу архівного відділу Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації у 2015 році

Архівний відділ Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації працював згідно плану роботи на 2015 рік. Робота архіву була спрямована на збереження Національного архівного фонду України та утримання в належному стані матеріально-технічної бази архіву. Архівом були здійснені заходи щодо реалізації Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи».

1. Забезпечення збереженості та облік документів

Проведено частковий ремонт 20 аркушів документів під час перевіряння наявності.

Прошито 161 справу управлінської документації під час надання практичної допомоги при проведенні експертизи цінності документів установ – джерел комплектування; прошито 9 справ управлінської документації архівного відділу районної держадміністрації.

Закартоновано 577 одиниць постійного зберігання.        

Перевіркою наявності документів було охоплено 3640 одиниць зберігання (при плані 2514). Всі документи в наявності, непошкоджені, проведено частковий ремонт аркушів, складено відповідні акти про результати перевірки.

Складено 10 постелажних картографічних покажчиків.

Переукладено Список фондів архівного відділу Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації за формою, визначеною Правилами роботи архівних установ України.

Внесено 11 записів до книги обліку надходження документів на постійне зберігання.

Складено 28 аркушів фондів.

Складено Відомості про зміни у складі і обсязі фондів станом на 01.01.2015.

Архівний відділ Переяслав-Хмельницької районної держадміністрації у серпні 2015 року отримав додаткове приміщення (кімнату розміром 13,5 кв. м) для розміщення в ній  архівосховища № 3

2. Створення та вдосконалення довідкового апарату до документів

Проведено виявлення документів за 49 справами. Продовжувалася каталогізація двох фондів «Переяслав-Хмельницька районна державна адміністрація», «Переяслав-Хмельницька районна рада». Складено 305 карток на виявлені документи (управлінська документація).

3. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів

При плані 300 од.зб. прийнято 577 одиниць зберігання управлінської документації від підприємств, установ та організацій.

На засіданнях експертної комісії архівного відділу схвалено описів справ на управлінську документацію на 919 од. зб.: (документи 9 сільських рад району, виборчі документи Переяслав-Хмельницької районної, Переяслав-Хмельницької міської та 31 сільських виборчих комісій). Схвалено описів справ з особового складу на  309 од.зб. Схвалено номенклатури справ 37 установ району.

4. Організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів установ

Організовано і проведено нараду-семінар для сільських голів і секретарів сільських рад на тему «Проведення науково-технічного опрацювання документів сільських рад». Разом із заступником директора ДАКО Лужинською О.М. проведено робочу нараду з керівниками структурних підрозділів Переяслав-Хмельницької РДА з питань з питань впровадження Правил організації діловодства та архівного  зберігання документів. У двох нарадах взяли участь 75 слухачів.

Розроблено План заходів щодо забезпечення приймання-передачі справ, документів та майна комунальної установи «Трудовий архів Переяслав-Хмельницького району» (10.04.2015). Організовано проведення звірки наявності справ, що знаходяться на зберіганні у трудовому архіві (14.04.2015), складено акт про інвентаризацію справ, акт приймання-передачі архівних фондів, документів та майна КУ «Трудовий архів Переяслав-Хмельницького району» (20.04.2015). У складі комісії проведено передачу справ, документів та майна комунальної установи «Трудовий архів Переяслав-Хмельницького району» тимчасово виконуючій обов`язки завідувача (24.04.2015). Надано консультаційно-практичну допомогу з питань архівної справи та організації роботи архіву тимчасово виконуючій обов`язки завідувача комунальної установи «Трудовий архів Переяслав-Хмельницького району» в установі (27.04.2015, 28.04.2015).

Надано консультаційно-практичну допомогу працівникам служб діловодства та архівного підрозділу ТОВ «СВК «Супій» (правонаступник КСП «Дружба», с. Ташань, установи-фондоутворювача) у підготовці документів колективного сільськогосподарського підприємства довгострокового зберігання до передачі в трудовий архів.

07.10.2015 начальник архівного відділу взяла участь у тренінгу для голів  територіальних виборчих комісій Переяслав-Хмельницького району (тренінг проводили тренери Центральної виборчої комісії та Міжнародної фундації виборчих систем в Україні (IFES) Оксана Вертелецька та Тамара Галай). На нараді, зокрема, було розглянуто такі питання: «Про Порядок організації роботи та ведення діловодствау виборчих комісіях з місцевих виборів, що затверджені постановою ЦВК від 05.09.2015 № 228» та «Про Порядок передачі виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ».

Надано консультаційно-практичну допомогу працівникам служб діловодства та архівних підрозділів 18 установ в архівному відділі райдержадміністрації: центр зв`язку та управління Держслужби з надзвичайних ситуацій, діловод-архівіст; Переяслав-Хмельницька міжрайпрокуратура, завідувач канцелярії; Ковалинська сільська рада, секретар сільської ради; відділ житлово-комунального-господарства, інфраструктури, архітектури та містобудування Переяслав-Хмельницької РДА, головний спеціаліст; відділ кадрової роботи апарату Переяслав-Хмельницької РДА, начальник відділу; Пристромська сільська рада, секретар сільської ради; Полого-Вергунівська сільська рада, секретар сільської ради; Єрковецька сільська рада, сільський голова; спілка громадян співвласників майнових паїв реорганізованого КСП «Мир», с. Мазінки, заступник голови спілки; Дем`янецька сільська рада, секретар сільської ради; Ташанська сільська рада, секретар сільської ради; Дівичківська сільська рада, секретар сільської ради; служба у справах дітей та сім`ї Переяслав-Хмельницької РДА, начальник служби, головний спеціаліст, Денисівська сільська рада, секретар сільської ради; Циблівська сільська рада, секретар сільської ради; Сомководолинська сільська рада, секретар сільської ради; Хоцьківська сільська рада, секретар сільської ради; відділ економіки Переяслав-Хмельницької РДА, начальник відділу. Надано консультаційно-практичну допомогу керівному складу 33 територіальних виборчих комісій при проведенні упорядкування виборчої та іншої документації з місцевих виборів 25 жовтня 2015 року.

Надано 35 консультацій з питань архівної справи і діловодства по телефону.

5. Використання інформації документів Національного архівного фонду

Виконано всього 375 запитів: тематичних – 337 запитів (з позитивним результатом – 323, з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів – 14 запитів) та 38 запитів соціально-правового характеру (з позитивним результатом – 34, з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів – 4 запити).

На особистому прийомі прийнято 162 громадяни.

У 2015 році підготовлено 5 документальних виставок:

Проведено виявлення документів у протоколах виконавчого комітету Переяслав-Хмельницької районної ради депутатів трудящих про події району за 1959 року. Написано статтю про хронологію дат і подій 1959 року (перша половина) за архівними документами, до друку підібрано 2 світлини з районної газети за 1959 рік. Публікацію «Переяславщина: дати і події. Рік 1959» вміщено у міськрайонній газеті «Вісник Переяславщини» 17.05.2015.

Документи Національного архівного фонду вивчали 7 користувачів, які досліджували, зокрема, такі теми: «Історія с. Козинці», «Створення та розвиток державних органів влади Незалежної України», «Переяслав-Хмельницький район. Історичний нарис. 1917 – 2015 роки», «Затоплені села. Перші згадування і по теперішній час», «Голови сільвиконкому у с. Ковалин у 1943 – 1959 роках». Користувачам видано 57 справ.

Олена Розовик,
начальник архівного відділу